Datenschutzerklärung zur Terminbuchung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Muhamed Suid, Einzelunternehmen
Eden Studio
Chorinerstr. 44, 10435 Berlin

Datenschutzanfragen: Edenstudio.berlin@web.de
Telefon: 030 / 76005706

2. Termine und Kundenverwaltung

Wir verarbeiten Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gebuchte Leistungen und Preise, ausgewählten Mitarbeiter, Terminzeiten sowie Änderungen und Absagen. Freiwillig eingegebene Terminwünsche werden für den jeweiligen Termin verwendet. Bitte tragen Sie dort keine Gesundheitsdaten oder andere besonders vertraulichen Informationen ein.

Die Angaben dienen der Terminvereinbarung und -abwicklung sowie erforderlichen Rückfragen. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind derzeit Pflichtfelder der Onlinebuchung. Ohne diese Angaben kann das Onlineformular nicht abgeschlossen werden; alternativ können Sie sich telefonisch an den Salon wenden. Rechtsgrundlage der erforderlichen Vertrags- und vorvertraglichen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Absagen und Nichterscheinen bleiben in der internen Historie nachvollziehbar. Dies dient der Bearbeitung von Rückfragen, der zuverlässigen Terminorganisation und gegebenenfalls der Klärung von Ansprüchen. Soweit hierfür nicht die Vertragsabwicklung maßgeblich ist, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an diesen Zwecken (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Der Zugriff ist nach Aufgaben und Kalenderberechtigungen begrenzt.

Kundenstammdaten und Termine können aus unserem bisherigen Buchungssystem Shore übernommen worden sein. Daraus wird keine Newsletter-Einwilligung abgeleitet. Die im Kalender angezeigten Leistungspreise sind für sich allein kein Nachweis einer Zahlung.

3. Hosting, E-Mail und Betreuung

Die Anwendung wird auf einem Server bei STRATO GmbH in Deutschland betrieben. Bei Aufrufen werden technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderte Ressource, zur Auslieferung und Absicherung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Buchungssystem (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Soweit Benachrichtigungen zur Terminabwicklung versandt werden, erfolgt der Versand über WEB.DE (1&1 Mail & Media GmbH). Hierbei verarbeiten beteiligte Mailanbieter Empfängeradresse und Nachrichteninhalt. Das betrifft beispielsweise Bestätigungen, Änderungen, Absagen, Erinnerungen und Einladungen für Mitarbeiterzugänge. Die erforderliche Termin-Kommunikation beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; freiwillige Werbung ist davon getrennt und wird nicht aus einer Terminbuchung abgeleitet.

Ahmad Kaafarani / Kaafa Services unterstützt die technische Wartung und Datensicherung. Dabei kann im erforderlichen Umfang Zugriff auf Daten bestehen. Sicherungskopien liegen auf dem Server und in einem zugriffsbeschränkten Bereich auf dem betreuten PC. Sicherungen dienen der Wiederherstellung nach einem Ausfall, nicht der weiteren Kundenansprache.

4. Cookies und Speicherung im Browser

Die Buchungsanwendung verwendet keine Cookies zur Werbeverfolgung und keine Quellenmessung über Google. Der Link /von-google führt ohne Quellenmarkierung zur Buchungsseite. Alte Quellen-Cookies werden bei einem erneuten Aufruf entfernt. Es ist kein Google-Konto und kein Google-Bewertungswidget verbunden.

• Sprache (eden_lang): Wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch auswählen, wird diese Auswahl für bis zu 30 Tage gespeichert. Bei Auswahl von Deutsch wird die gespeicherte Auswahl entfernt. Ohne Sprachwahl wird kein Sprach-Cookie benötigt.
• Laufendes Buchungsformular: Ein Entwurf wird im Sitzungsspeicher des jeweiligen Browser-Tabs gehalten, damit Angaben bei einem Wechsel innerhalb der Buchung erhalten bleiben. Entwürfe, deren letzte Eingabe mindestens zwei Stunden zurückliegt, werden nicht wiederhergestellt und bei der nächsten Bereinigung entfernt. Die Bereinigung läuft im aktiven Tab sowie beim erneuten Aktivieren; pausierte Browser können sie verzögern. Nach erfolgreicher Buchung wird der Entwurf entfernt. Der Sitzungsspeicher endet grundsätzlich mit der Tab-Sitzung; Funktionen zur Wiederherstellung von Browser-Sitzungen können sich darauf auswirken.
• Interne Anmeldung (eden_admin): Nur bei Anmeldung von Inhaber oder Mitarbeitern. Die Sitzung ist für bis zu 180 Tage vorgesehen; Abmelden entfernt das Cookie. Kunden benötigen kein Konto.
• Einladung (eden_invite_form): Ein Sicherheits-Cookie beim Festlegen des Mitarbeiterpassworts, höchstens 15 Minuten.
• E-Mail-Bestätigung (__Host-eden_booking_email; lokal eden_booking_email): Beim Anfordern eines Bestätigungscodes wird ein zufälliges Sicherheits-Cookie gesetzt. Der Code gilt 10 Minuten und erlaubt höchstens fünf Prüfversuche. Nach Bestätigung gilt die Wiedererkennung für zwei Stunden innerhalb der Browsersitzung. Nur wenn Sie ausdrücklich „Auf diesem privaten Gerät 90 Tage merken“ wählen, bleibt sie für höchstens 90 Tage bestehen, ohne automatische Verlängerung. „Gerät vergessen“ entfernt diese Wiedererkennung. Auf neuen Geräten oder nach Löschen des Cookies müssen Sie die E-Mail erneut bestätigen. Im Cookie stehen keine Kontaktdaten. Es gibt keine SMS-Prüfung; die verpflichtende Telefonnummer wird nur auf Plausibilität geprüft.
• Interner Kalender: Zoom und Position sowie ein einmaliger Hinweis nach Verschieben werden im Sitzungsspeicher gehalten; der Verschiebungshinweis wird beim Wiederherstellen entfernt.

Diese Speicherungen dienen der ausdrücklich gewählten Sprache, dem laufenden Buchungsvorgang oder den angeforderten internen Funktionen. Soweit sie hierfür unbedingt erforderlich sind, ist die Grundlage für den Endgerätezugriff § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die weitere Verarbeitung richtet sich nach den oben genannten Zwecken. Es wird keine freiwillige Werbe- oder Analysefunktion über eine solche Ausnahme aktiviert.

5. Speicherdauer und Löschung

Es gibt keine einheitliche gesetzliche Speicherfrist für sämtliche Kundendaten. Wir beschränken die Speicherung auf die jeweils erforderlichen Zwecke. Aktuelle Termine bleiben bis zur Abwicklung erhalten. Kundenkontaktdaten und Historie werden darauf geprüft, ob sie noch für eine bestehende Kundenbeziehung, konkrete Rückfragen oder offene Ansprüche benötigt werden. Nicht mehr benötigte freiwillige Hinweise und zusätzliche technische Kopien sind früher zu entfernen.

Soweit Unterlagen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, gelten vorrangig diese Fristen: für aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre, für Rechnungen und Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre, für Geschäftsbücher und bestimmte steuerliche Aufzeichnungen grundsätzlich zehn Jahre. Welche Frist gilt, richtet sich nach der tatsächlichen Funktion der Unterlage. Ein Termin ist nicht allein wegen der Bezeichnung „Buchung“ ein Buchungsbeleg der Buchhaltung. Die Fristen beginnen regelmäßig mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres; offene Verfahren oder andere Pflichten können die notwendige Aufbewahrung verlängern (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG).

Nachweise für konkrete Ansprüche können bis zu deren Erledigung und Ablauf der einschlägigen Verjährung erforderlich sein. Die regelmäßige Verjährung von drei Jahren ist keine pauschale Lösch- oder Aufbewahrungsfrist für die gesamte Kundenkartei. Gesetzlich aufbewahrte oder wegen eines Streitfalls benötigte Daten dürfen nicht deshalb weiter für beliebige andere Zwecke verwendet werden.

Eine Stornierung oder das Entfernen aus der normalen Kalenderansicht ist keine vollständige Datenlöschung. Löschanfragen werden gesondert geprüft. Derzeit erfolgt keine pauschale automatische Löschung des gesamten Kundenbestands; Aufbewahrungsgründe und verbundene Datensätze müssen im Einzelfall berücksichtigt werden. Für Daten in Sicherungen wird eine Löschung vorgemerkt; bei einer Wiederherstellung muss sie vor der erneuten regulären Nutzung nachvollzogen werden. Sicherungen werden nicht für den laufenden Kundenkontakt verwendet.

Zum Schutz vor missbräuchlichen Buchungsversuchen speichert die Anwendung eine mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete IP-Kennung. Diese Kennung ist pseudonym und nicht vollständig anonym. Einträge älter als 24 Stunden werden beim nächsten entsprechenden Bereinigungslauf entfernt; dieser wird durch weitere Buchungs- oder Widerrufsversuche ausgelöst. Technische Protokolle dürfen nur so lange wie für Betrieb, Fehlerklärung oder konkrete Sicherheitsvorfälle erforderlich aufbewahrt werden.

E-Mail-Bestätigung zur Buchung

Zur Vermeidung von Buchungen unter fremden Kontaktdaten versenden wir über den oben genannten Mailanbieter einen kurzlebigen Bestätigungscode. Eine bekannte E-Mail-Adresse allein überspringt diese Prüfung nicht. Serverseitig werden geschützte Ableitungen von E-Mail-Adresse, Code und Gerätekennung gespeichert; der Code wird nicht im normalen Mailprotokoll aufbewahrt. Für Versandbegrenzungen werden pseudonyme Kontakt- und IP-Kennungen höchstens 24 Stunden berücksichtigt. Abgelaufene Bestätigungs- und Gerätekennungen werden beim nächsten Bereinigungslauf entfernt, der bei Anwendungsstart oder einer neuen Codeanforderung stattfindet. Die Prüfung dient der sicheren Terminvereinbarung und begründet keine Werbeeinwilligung. Die optionale Wiedererkennung ist die ausdrücklich angeforderte Funktion „Auf diesem Gerät merken“ und kann über „Gerät vergessen“ beendet werden.

6. Externe Links

Schriftarten, Bilder und Anwendungsskripte werden von der Buchungsseite selbst ausgeliefert. Die angezeigten Google-Bewertungen sind eine manuell erfasste Momentaufnahme mit ausgewiesenem Stand und kurzen Textauszügen. Auch das Google-Logo wird lokal ausgeliefert; für die Anzeige findet kein Abruf bei Google statt. Der Bewertungslink und der Adresslink zu Google Maps sowie das Kaafa-Logo zu LinkedIn sind gewöhnliche Links, keine eingebetteten Karten oder sozialen Plugins. Erst wenn Sie einen solchen Link öffnen, wird die jeweilige externe Seite aufgerufen. Dort gelten deren Datenschutzhinweise.

7. Ihre Rechte

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Bei Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese für die Zukunft widerrufen.

Richten Sie Anfragen an Edenstudio.berlin@web.de. Wir können eine angemessene Identitätsprüfung benötigen, um Daten nicht an Unberechtigte herauszugeben. Senden Sie bitte nicht ungefragt Ausweiskopien. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, beispielsweise bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.